Przed zaksięgowaniem kosztów poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu w działalności gospodarczej należy w zakładce Księgowość/Podsumowanie dodać oraz zdefiniować pojazd. 

Wprowadzanie samochodu w systemie e-Księgowość to nie tylko uzupełnienie numeru rejestracyjnego. Poprawne zdefiniowanie parametrów będzie mieć wpływ na właściwe wyliczenia faktur lub pozycji na fakturze przypisanych do danego pojazdu. 

W celu dodania pojazdu należy przejść do Księgowość/Podsumowanie i w lewym dolnym rogu kliknąć przycisk Pojazdy.  


 


Następnie kliknąć przycisk Dodaj pojazd.

Zdefiniować w systemie można takie rodzaje samochodów jak:


 


Pozycje, które należy uzupełnić to:  

  • Numer rejestracyjny - pozycja, po której identyfikowany jest pojazd  
  • Opis samochodu - określenie marki i modelu  
  • Typ samochodu - definiuje sposób rozliczania VAT, dostępne opcje: osobowy, homologacja ciężarowa, ciężarowy  
  • Własność - określenie stanu prawnego pojazdu i związanym z nim typem rozliczenia (służbowy, prywatny, leasing, wynajem długoterminowy - spełnione warunki leasingu, wynajem długoterminowy i krótkoterminowy)  
  • Pojemność silnika (w cm3) - należy ustawić np. 2000 cm3
      

 

Dodatkowo:  

  • Numer środka trwałego - dla własności służbowy  
  • Kwota dotychczasowych kosztów ujętych w KPiR - dla własności prywatny, uzupełniamy jeśli przeniesienie danych z poprzedniego systemu  
  • Kwota kosztów wynikająca z dokumentów - dla własności prywatny, uzupełniamy jeśli przeniesienie danych z poprzedniego systemu  
  • Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu - dla własności prywatny, uzupełniamy jeśli przeniesienie danych z poprzedniego systemu  
  • Numer umowy leasingowej - dla własności leasing, wynajem długoterminowy - spełnione warunki leasingu, wynajem długoterminowy i krótkoterminowy  
  • Wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej - zaznaczenie parametru dla samochodu osobowego powoduje odliczenie 100% VAT od paliwa dla powiązanego pojazdu, w przeciwnym wypadku odliczane jest 50%  


W celu zaksięgowania faktury za paliwo należy: 

  • Przejść do zakładki Koszty/Faktury kosztowe
  • Wybrać przycisk Dodaj wydatek


 

  • Z dostępnej listy wybrać szablon Stacja benzynowa 



  • w polu kategoria Paliwo do samochodu kliknąć w niebieską ikonę


 


  • wybrać samochód z listy



 


Następnie standardowo uzupełnić uzupełnić dokument i zatwierdzić przyciskiem Zapisz i zaksięguj


W przypadku pojazdu służbowego wykorzystywanego nie tylko do celów działalności gospodarczej koszty będą księgowały się następująco: 50% w Rejestrze VAT i 75% w KPIR np. Wydatek wynosi 100 zł netto: 

  • w Rejestrze VAT ujęte będzie 50% x 23 zł = 11,50

  • w KPIR ( 100 zł netto + 11,50) x 75%= 83,63

Samochód prywatny natomiast ujmowany będzie w 20% w KPIR oraz w 50% w Vacie