W celu wprowadzenia skanu faktury kosztowej do systemu e-Księgowość należy przejść do zakładki Dokumenty, a następnie wybrać funkcjonalność Wgraj dokumenty.
Następnie wgraj pojedynczy dokument lub dokument zbiorczy PDF z dysku komputera. Maksymalny rozmiar pliku: 15MB (dokument pojedynczy) i 100MB (dokument zbiorczy). Akceptowane rozszerzenia plików: PDF, JPG, PNG.
Wprowadzony skan trafi do kolumny Do zatwierdzenia
Kolejną czynność którą należy wykonać jest oznaczenie dokumentu. Z trzech kropek na końcu wiersza wybieramy przycisk Zatwierdź.
Dokument zostanie przeniesiony do kolumny Księgowanie, gdzie zostaje poddany czynnościom dotyczącym rozczytania dokumentu przez funkcjonalność OCR.
Dokument widoczny w tej zakładce ze statusem Zlecono do OCR, przy wybraniu opcji Wprowadź nie będzie miał widocznego przycisku Zapisz i zaksięguj, a jedynie Zapisz wersję roboczą. Nie jest to błąd ponieważ dokument który przejdzie proces OCR zmienią status na Do wprowadzenia i wówczas wykonujemy proces wprowadzenia dokumentu.
W kolumnie Księgowanie w celu wprowadzenia skanu jako faktury kosztowej należy wybrać funkcjonalność z trzech kropek na końcu wiersza Wprowadź.
W systemie otworzy się okno z widocznym podglądem skanu z lewej strony oraz z szablonem faktury z prawej.
Należy sprawdzić poprawność danych oraz uzupełnić brakujące elementy. Ważne jest uzupełnienie pola Kategoria, ponieważ system podstawia domyślną pozycję firmy.
Po uzupełnieniu wszystkich elementów na szablonie faktury w celu zaksięgowania skanu należy wybrać przycisk Zapisz i zaksięguj.
Dokument zostanie zaksięgowany i będzie widoczny w kolumnie Zaksięgowane oraz w zakładce Faktury kosztowe.
