Skany dokumentów wgrane do zakładki Dokumenty, które zostały zatwierdzone są na samym początku przetwarzane przez system OCR.
Następnie po przetworzeniu trafią do kolumny Księgowanie ze statusem do wprowadzenia, i oczekują na zaksięgowanie.
W celu zaksięgowania dokumentu należy na skanie wybrać przycisk Wprowadź.
W nowym oknie po lewej stronie ekranu zostanie wyświetlony podgląd skanu.
Po wyświetleniu pełnego podglądu dokumentu, należy zweryfikować zgodność jego danych z danymi umieszczonymi na szablonie po prawej stronie. Brakujące pola należy uzupełnić.
Uwaga: W przypadku, gdy skan faktury od wybranego kontrahenta wprowadzany jest po raz pierwszy jego dane mogą automatycznie nie zostać uzupełnione przez system. W takim przypadku należy kliknąć na pole wprowadzić nazwę kontrahenta a następnie dodaj nowego odbiorcę.
W przypadku polskiego kontrahenta wystarczy jedynie uzupełnić numer NIP a następnie wybrać przycisk Pobierz dane kontrahenta z GUS, dane zostaną pobrane automatycznie.
Po wyświetleniu pełnego podglądu dokumentu, konieczne jest zweryfikowanie zgodności danych z danymi umieszczonymi na szablonie po prawej stronie oraz uzupełnić brakujące elementy. Ważne jest uzupełnienie pola Kategoria, ponieważ system podstawia domyślną pozycję firmy.
Należy wskazać jakiej kategorii jest to koszt. Np. przy zakupie materiałów i towarów należy wybrać Zakup towarów i materiałów.
Po uzupełnieniu niezbędnych danych na szablonie, należy wybrać przycisk Zapisz i Zaksięguj.
